Microsoft 365の入退社対応チェックリスト｜アカウント・メール・データ管理

本文更新：2026-10-12 / 表示・導線の更新：2026-10-12

結論から

まず押さえること

入退社対応は、アカウントの作成・削除だけでは完了しません。入社時は必要な権限と利用確認、異動時は旧権限の見直し、退職時はアクセス停止と業務データの引き継ぎをセットで管理します。退職者のライセンスやアカウントを先に削除せず、保存要件と引き継ぎ方法を確認してから整理してください。

この記事で分かること 7項目

氏名、所属、開始・異動・終了日時、承認者、必要な業務、機器、メールの引き継ぎ先を1件の依頼にまとめます。正しい終了時刻は人事・責任者が承認し、IT担当者が実行と結果を記録します。本人の申告だけで強い権限を付ける運用にしないことが重要です。

時点	確認項目	残す記録
入社前	承認された氏名・所属・利用開始日でアカウントを準備	依頼・承認者、UPN、作業日時
入社前	業務に必要なライセンスとグループを割り当てる	ライセンスと参加グループ
入社前	PC、更新、暗号化、必要アプリ、認証手段を準備	機器ID、管理状態、引渡し日
初日	MFA登録と、メール・Teams・必要資料へのアクセスを確認	本人確認と利用テストの結果
初日	共有ルール、問い合わせ先、紛失時の連絡方法を説明	説明した資料と確認者

パスワードと本人確認情報は不用意に同じ平文メールで配らず、安全な受け渡し方法を決めます。過去の社員アカウントを名前だけ変更して再利用するより、個人を識別できるアカウントを用意し、前任者の権限をそのまま引き継がない方針にします。

新部署の参加グループに加え、旧部署のTeams、SharePoint、配布先、共有メールボックス、業務アプリ、承認フローを見直します。引き継ぎ期間だけ旧権限を残す場合は、理由・期限・削除担当者を記録します。

グループから外すだけで、ファイルへの直接共有まで必ず消えるとは限りません。共有権限の設計と、例外的な共有の記録を合わせて確認します。

退職前に引き継ぎ対象と保存要件を決め、承認された時刻にサインインのブロック、パスワード変更、セッションの失効等を実施します。サービスや認証状態によって反映には差があるため、操作した瞬間にあらゆるアクセスが止まるとは扱わず確認します。出典：サインインの禁止

段階	実施・確認すること
退職前	メール・OneDrive・Teams・Forms・自動化処理等の所有物と引き継ぎ先を確認
承認時刻	サインイン停止・セッションの失効・必要な認証情報変更、貸与機器の回収
引き継ぎ	必要なデータの保全と、承認された担当者へのアクセス付与
整理	共有メール化等を確認後、必要なライセンスを判断。削除要否は保存方針に従う
完了確認	残存権限、社外SaaS、機器、所有者不在の処理、請求・契約数を照合

業務メールを共有メールボックスへ変換する場合、変換前にはユーザーメールボックスのライセンスが必要です。変換後も関連するユーザーアカウントを削除せず、サインインを止めた状態で維持します。容量やアーカイブ・保持等の要件によってはライセンスが引き続き必要です。出典：共有メールボックスへの変換

共有メール化はOneDriveの引き継ぎではありません。個人領域にある部署資料や、本人が所有する業務フローの接続情報も別に確認します。ライセンスの割り当て解除と購入済み契約数の削減も別の作業なので、請求側の確認を忘れないようにします。

保全するものを決めてから削除する

監査・紛争・保存義務に関係するデータは、社内の責任者や専門家の確認を優先します。移行・引き継ぎ目的であっても、無断で退職者のメールを社外の個人アドレスへ転送しないでください。

「対象者／変更日／依頼・承認者／作業項目／担当者／期限／結果／例外の解消日」で管理します。PlannerやTo Doには実行タスク、承認・結果の記録には社内で管理する台帳やチケットを使うなど、役割を分ける方法があります。パスワードそのものを台帳へ書かないでください。

アクセス停止とアカウント削除は分けます。必要なデータ、共有メールの利用、保存要件を確認して削除の可否を決めます。

必ずしも止まりません。別パスワードで使うSaaS、APIキー、ローカルアカウント、既存セッションも含めて確認します。

資料確認：2026年10月12日。チェックリストは社内規程・保存要件に合わせて調整してください。